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Ein "virtuelles Büro" war früher ein Unternehmen, das eine Empfangsdame, Bürodienstleistungen und einen Konferenzraum für Berater oder Einzelunternehmer anbot, die keinen eigenen Standort hatten. Sie zahlten eine monatliche Servicegebühr, um das Telefon und die Postanschrift für ihre eigenen Bedürfnisse zu nutzen, und trafen sich mit Kunden im Konferenzraum, um einen professionellen Auftritt zu präsentieren. Virtuelle Büros bedeuten heute etwas anderes.

Definition

Ein virtuelles Büro (oder virtuelles Unternehmen) bezieht sich auf ein Unternehmen, das möglicherweise noch keinen festen Standort hat und dennoch als Einheit zur Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen für Kunden fungiert. Es stützt sich auf das Internet für den Dokumentenaustausch, Videokonferenzen für Besprechungen und Mobiltelefone, damit die Mitarbeiter in Kontakt bleiben können. Die Mitarbeiter des Büros können zu Hause oder in verschiedenen Städten und Ländern arbeiten.

Unternehmensvorteile

Virtuelle Büros verursachen keine Kosten für das Leasing oder den Kauf eines Gebäudes, die Instandhaltung mit Hausmeister- und Gartenarbeiten sowie die Bereitstellung von Möbeln und die Reinigung für Mitarbeiter und Kunden. Beschäftigungskosten wie Versicherungen und Steuern werden ebenfalls reduziert, da ein virtuelles Unternehmen unabhängige Auftragnehmer anstelle von Mitarbeitern einstellen kann.

Vorteile für Arbeitnehmer

Mitarbeiter können zu Hause bleiben und dennoch Geschäftsinformationen mit der gleichen Rechenleistung verwalten, die sie im Büro gehabt hätten. Sie werden produktiver, indem sie den Aufwand des Pendelns vermeiden und gleichzeitig die Anforderungen von Arbeit und Zuhause erfolgreicher bewältigen. Da sie nicht mehr eng von einem Manager überwacht werden, werden sie eher nach der Art der von ihnen produzierten Arbeit beurteilt als nach der Art und Weise, wie sie sie produzieren.

Nachteile

Virtuellen Verbindungen fehlt die soziale Interaktivität des persönlichen Kontakts. Da viele nonverbale Hinweise in E-Mails, Telefongesprächen und Videokonferenzen übersehen werden können, können Nachrichten leicht falsch interpretiert werden. Die Koordinierung von Besprechungen kann sich als schwierig erweisen, insbesondere wenn die Arbeitnehmer über mehrere Zeitzonen verteilt sind. Schließlich fehlt es Kollaborationen an Spontaneität, weil sie genau geplant werden müssen, um Zeitpläne und Zeitzonen aufeinander abzustimmen.

Erweiterung

Ohne physische Einrichtungen und Verbrauchsmaterialien kaufen zu müssen, kann ein virtuelles Unternehmen schneller expandieren als ein traditionelles. Wenn eine Geschäftsmöglichkeit an einem bestimmten Standort erkannt wird, kann das virtuelle Unternehmen einfach jemanden einstellen, der dort Transaktionen abwickelt. Er kann Kunden dann persönlich besuchen und Geschäfte effektiver mit einem Handschlag statt mit einem Dokument abwickeln.