Was ist eine Lockbox-Zahlung?
Die Bankenbranche verwendet eine Vielzahl von Technologien und Methoden, um Geldwechsel zu tätigen. Lockbox-Zahlungen sind eine alternative Methode, mit der Banken Kundenrechnungs- und Zahlungsaktivitäten verwalten. Diese Methode verwendet täglich elektronische Datenübertragungen und spezielle Datenformatierungen, um Kundengeldtransaktionen zu verarbeiten.
Schließfachkonten
Lockbox-Konten bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kontoaktivitäten an einem zentralen Ort zu koordinieren. Ein Unternehmen richtet bei seiner Bank ein Schließfachkonto ein. welches wiederum zu einem Inkassokonto für eingehende Kundenzahlungen wird. Sobald ein Unternehmen ein Lockbox-Konto eingerichtet hat, können Kunden ihre Zahlungen an die Lockbox statt an das Unternehmen senden. Die Bank wiederum verarbeitet eingehende Zahlungen und übermittelt diese Informationen an das Unternehmen zurück. All dies geschieht durch elektronische Datenübermittlung, wobei Unternehmen täglich aktualisiert werden.
Zahlungsdatenübertragungen
Lockbox-Zahlungsprozesse basieren auf einem als Electronic Data Interchange bekannten System, das strukturierte Daten verwendet, um formatierte Nachrichten über elektronische Dateien zu übertragen. Tatsächlich basieren diese Dateien auf Softwareanwendungen, die in Systemnetzwerken zwischen Banken und Unternehmen eingerichtet sind. Durch die Verarbeitung von Zahlungen über Schließfachkonten können Unternehmen vermeiden, dass Zahlungen von Hand verarbeitet werden müssen. Zahlungsdatenübertragungen erleichtern es Unternehmen außerdem, ihre Kontoaktivitäten täglich abzustimmen und die rechtzeitige Verarbeitung eingehender Zahlungen sicherzustellen.
Datenübertragungsformate
Die bei der Lockbox-Zahlungsabwicklung verwendeten Datenübertragungsformate folgen einem einheitlichen Gesamtformat, das vom Institut für Bankverwaltung (BAI) entwickelt wurde. Seit seiner Gründung im Jahr 1924 hat das Bank Administration Institute zwei Standardformate entwickelt, die als BAI und BAI2 bekannt sind. BAI2 ist eine aktualisierte Version des ursprünglichen BAI-Formats, bei dem es sich um ein weniger komplexes Format handelt, das weniger Operationen ausführt. Datenübertragungsformate übernehmen die eigentlichen Zahlungsverarbeitungsfunktionen sowie den Abgleich von Konten, auf denen die fällige Zahlung angezeigt wird. Während Unternehmen häufig Banken verwenden, um Lockbox-Konten einzurichten, können sie auch Drittunternehmen oder Rechenzentren bezahlen, um Lockbox-Kontoaktivitäten einzurichten und zu verwalten. In beiden Fällen müssen die verwendeten Datenübertragungsprozesse dem vom Bank Administration Institute festgelegten Standardformat entsprechen.
Zahlungen und Rechnungen
Bei der Verarbeitung einer Batchdatei, die aus mehreren Rechnungen und Zahlungen besteht, trennt das BAI2-Format die Zahlungen so, dass sie mit den entsprechenden Rechnungen übereinstimmen, während das BAI-Format nur den Gesamtbetrag der Rechnung mit dem gezahlten Gesamtbetrag vergleicht. Bei Zahlungen im Auftrag eines Unternehmens oder beim Versenden einer Zahlungsrechnung verwendet das Electronic Data Interchange-System für jeden Transaktionstyp einen anderen Code. Der Code 820 zeigt beispielsweise eine erhaltene Zahlung an oder kann eine Zahlungsrechnung generieren, die fällige Zahlungen anzeigt. In Fällen, in denen eine Bank eine Lockbox-Zahlung von einem Kunden eines Unternehmens erhält, erhält das Unternehmen einen 823-Code mit den Details der Zahlung des Kunden.
