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Der Internal Revenue Service ermöglicht normale und notwendige Transportkosten als Abzüge vom Geschäftseinkommen für ein im Geschäft verwendetes Auto oder einen LKW. Wenn sich das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens befindet, kann es mit einigen Einschränkungen in der Regel über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden.

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Notieren Sie jedes Jahr den Beginn und das Ende des Kilometerzählers des Fahrzeugs, um die insgesamt gefahrenen Kilometer zu berechnen. Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung aller Meilen im Zusammenhang mit der geschäftlichen Nutzung. Dies umfasst lokale Kilometer (keine Übernachtungsfahrten), die von Ihrem primären Geschäftsstandort zu einem anderen Arbeitsort, zu einem Kunden oder Kundenstandort, zur Teilnahme an Geschäftstreffen, Kongressen oder Seminaren in Bezug auf Ihr Unternehmen, zur Abholung von Verbrauchsmaterialien oder Produkten und zur Abholung der Lieferungen oder Produkte Fahrzeug gewartet oder repariert. Das IRS verlangt eine zeitgleiche Aufzeichnung aller Geschäftskilometer, um einen Abzug zu beantragen. Dies bedeutet, dass Sie an jedem Tag, an dem Sie das Auto oder den LKW geschäftlich nutzen, ein Tagebuch oder ein Protokoll führen, in dem Sie Geschäftsmeilen und den Geschäftszweck der Reise eingeben. Die geschäftliche Nutzung für Übernachtungsreisen ist ebenfalls abzugsfähig. Diese Nutzung wird jedoch als Reisekosten eingestuft und sollte separat erfasst und erfasst werden.

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Bewahren Sie Belege für alle Fahrzeugwartungen und -reparaturen, Benzin und Öl, Park- und Mautgebühren, Garagen- oder Raummiete, Autoversicherungsprämien, Reifen und Fahrzeugregistrierung auf. Wenn das Fahrzeug geleast ist, bewahren Sie die Quittungen über die Leasingzahlungen auf. Wenn es finanziert ist, führen Sie Aufzeichnungen über die Zinszahlungen für das Darlehen. Buchhaltungssoftware ist hilfreich bei der Erfassung, Organisation und Verfolgung dieser Ausgaben. Das Scannen der Belege auf Ihrem Computer oder einem elektronischen Speichergerät kann dazu beitragen, die Stapel von Papierbelegen auf ein Minimum zu reduzieren.

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Verwenden Sie eine Abschreibungstabelle, um den zulässigen Abschreibungsaufwand jedes Jahr zu berechnen. Der IRS begrenzt den gesamten abschreibungsfähigen Wert von Pkw und Lkw und die Höhe der zulässigen Abschreibungskosten pro Jahr. In einigen Fällen kann der gesamte abschreibungsfähige Wert des PKW oder LKW im ersten Nutzungsjahr als Aufwand gemäß § 179 verbucht werden. In den Folgejahren sind nur die tatsächlichen Geschäftskosten abzugsfähig.

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Entscheiden Sie, ob Sie im ersten Jahr, in dem das Fahrzeug im Geschäft eingesetzt wird, die tatsächlichen Kosten oder den Standardmeilenabzug geltend machen möchten. Der IRS legt jedes Jahr den Standardkilometersatz fest und passt ihn an, um Änderungen der Betriebskosten eines Fahrzeugs widerzuspiegeln. Wenn Sie das Fahrzeug in einen Abschreibungsplan aufnehmen, können Sie den Standardkilometerstand nicht verwenden. Stattdessen müssen Sie den Abschreibungsbetrag zuzüglich der tatsächlichen Ausgaben für das Jahr berechnen. Berechnen Sie den Fahrzeugkostenabzug in beide Richtungen: Verwenden Sie die Abschreibung (wenn das Unternehmen das Fahrzeug besitzt) und die tatsächlichen Kosten und berechnen Sie sie dann mit dem Standardkilometerzins neu. Vergleichen Sie die Ergebnisse, um festzustellen, welche Methode der bessere Abzug ist. Wenn Sie die tatsächlichen Ausgaben im ersten Jahr verwenden, können Sie in späteren Jahren nicht zum Standardmeilenabzug wechseln. Wenn Sie eine Flotte von fünf oder mehr Fahrzeugen haben, können Sie den Standardkilometerstand nicht übernehmen.

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Beanspruchen Sie nur den Teil der Aufwendungen und Abschreibungen für die geschäftliche Nutzung, wenn Sie den Pkw oder Lkw auch als Privatfahrzeug nutzen. Wenn Sie das Fahrzeug beispielsweise insgesamt 16.000 Meilen pro Jahr fahren, aber nur 12.000 Meilen für geschäftliche Zwecke bestimmt sind, können Sie 75 Prozent der Aufwendungen und Abschreibungen als Betriebsausgaben geltend machen. Wenn Sie den Standard-Meilentarif verwenden, multiplizieren Sie den Tarif mit 12.000 Meilen, um den abzugsfähigen Betrag zu berechnen.