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Sie werden diesen elektrischen Strom nicht sehen können, aber Sie werden es fühlen. Ihre Mitarbeiter werden es auch – Sie werden es sehen, sobald Sie verkünden, dass Ihr kleines Unternehmen bereit ist, ein neues Projekt zu beginnen. Ob es sich um ein Umbauprojekt, eine Überarbeitung der Website, eine neue Werbekampagne oder eine Reihe von Initiativen handelt, über die Sie nachgedacht haben, es gibt nichts Schöneres als die Möglichkeit, dass ein Projekt ein Unternehmen mit Spannung und Vorfreude beleben muss.

Während sich Ihr „öffentliches Gesicht“ auf das Positive konzentriert, können Sie nicht anders, als private Sorgen zu hegen. Nach allem, was Sie von anderen Kleinunternehmern gehört haben, wird ein Projektleiter Ihre Bemühungen direkt überwachen und im Wesentlichen Ihr Ansprechpartner werden. Als Geschäftsinhaber beaufsichtigen Sie das Projekt und behalten den Fortschritt im Auge. Wie also beherzigen Sie die Warnungen, die Sie über Kostenüberschreitungen gehört haben – ohne einen anderen Schock zu verspüren? Indem Sie mehr über die Top-10-Gründe erfahren, warum Projekte Kostenüberschreitungen verursachen und wie Sie sich davor schützen können, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Grund 1: Ungeplante Kosten

Zwischen der Unterzeichnung eines Vertrags und seiner endgültigen Ausführung können so viele Dinge passieren. Und sie alle können die Material-, Ausrüstungs- und Arbeitskosten sowie die Gemeinkosten wie Verwaltungs-, Finanz- und Rechtskosten beeinflussen. Ungeplante Kosten - ob unerwartet oder übersehen - können jedes Projekt gefährden.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie Reserven aufbauen und Material- und Lieferantenverträge regelmäßig auf Kaufmuster überprüfen, die Angebot und Nachfrage und damit die Kosten beeinflussen. Erfolgreiche Projektmanager erstellen nicht nur Projektbudgets und Ausgabenprognosen; Sie überprüfen sie auch ständig, sagt 4 Cast Plus, eine Projektmanagement-Firma. Dies gilt für „jede projektbasierte Branche, unabhängig davon, ob Sie im Baugewerbe, in der IT oder bei professionellen Dienstleistungen tätig sind“, so das Unternehmen.

Grund Nr. 2: Ein Kommunikationszusammenbruch

Dies kann bei zwei an einem Projekt beteiligten Personen passieren, aber die Fehlkommunikation, die Sie Geld kosten könnte, findet höchstwahrscheinlich zwischen dem Projektmanager und einem anderen Mitarbeiter in einer Schlüsselrolle statt. Sie können unmöglich bei jedem Meeting im selben Raum sein oder bei jedem Telefonat mithören, aber Sie können auf andere Weise in der Pipeline sein, um sich vor einer der Hauptursachen für Kosteneskalationen im Projektmanagement zu schützen.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie den klaren, organisierten und detaillierten Projektplan Ihres Projektleiters jederzeit in der Nähe halten - und darauf bestehen, dass andere am Projekt Beteiligte dasselbe tun. Sie sollten „ihre Teile“ auswendig gelernt haben und sich mindestens einmal pro Woche treffen, um den Status des Projekts zu besprechen. Und der Projektleiter sollte proaktiv sein, alle Änderungen am Plan sofort mitteilen und ein „Heads-up“ auf potenzielle Probleme am Horizont geben. Missverständnisse treten weitaus seltener auf, wenn alle in „höchster Alarmbereitschaft“ sind.

Grund Nr. 3: Änderungen im Projektumfang

Es ist ein seltenes Projekt, das mit der Zeit kleiner wird. Ein Projekt wächst fast immer und mit diesem Wachstum steigen auch die Kosten. Viele Leute verteidigen „Scope Creep“ und sagen, dass es zu erwarten sei, wenn ein Projekt Gestalt annimmt. Kämpfe nicht dagegen; umarme es, sagen sie. Theoretisch mögen Sie zustimmen, aber was ist mit dem aufkeimenden Endergebnis?

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung auf die einzig mögliche Weise: Indem Sie strenge Regeln festlegen, wie viel Änderung Sie bis zu welchem ​​Datum akzeptieren - und dann zu Ihrer Entscheidung stehen.

Grund Nr. 4: Unterschätzen der Schwierigkeit oder Komplexität des Projekts

Es ist wahrscheinlicher, dass dies bei großen, teuren Projekten der Fall ist - dem Typ mit versteckten „Überraschungen“, die noch nicht entdeckt wurden, wie Bauprojekte mit Ausgrabungsarbeiten. Eine Unterschätzung kann aber auch kleinere Projekte in Mitleidenschaft ziehen.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie sicherstellen, dass Sie einstellen Bona Fide Experten, um die erste Überprüfung Ihres Projekts durchzuführen. Natürlich machen auch Experten Fehler, aber diejenigen, die Erfahrung haben, verlassen sich eher auf ihre Erfahrung, da sie überlegen, was wäre wenn? Szenarien. Als Chef ist es immer von Vorteil, ähnliche Projekte wie Ihres zu besuchen – und sich ausgiebig zu notieren, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können, wenn die Projektleiter damals wüssten, was sie jetzt wissen. Ziehen Sie schließlich in Betracht, Projekte in kleinere, überschaubarere Phasen aufzuteilen. Psychologisch kann es für Projektteilnehmer einfacher sein, sich zu nähern und auszuführen; in der Praxis kann es eher früher als später alle Lücken an die Oberfläche erzwingen.

Grund Nr. 5: Unrealistische Kostenschätzungen

Wie beim Segeln in einem Boot mit undichtem Boden ist das Segelsetzen bei einem Projekt, das unterboten wurde, praktisch vor einer Budgetüberschreitung geschützt (es sei denn, an anderen Stellen werden Kürzungen vorgenommen).

Beugen Sie dieser Kostenüberschreitung vor, indem Sie Ihr Projekt von Anfang an in die Hände einer erfahrenen Hand legen und das Angebot mit den Kosten ähnlicher Projekte vergleichen. Bitten Sie dann Ihren Projektleiter, sich hinzusetzen und eine umfassende Aufschlüsselung jeder Komponente des Projekts und der damit verbundenen Kosten bereitzustellen. Eine solche Offenlegung kann dazu beitragen, auch versehentliche Versehen aufzudecken.

Grund Nr. 6: Unzureichende Finanzierung

Sie können sehen, wie sich das Triumvirat vor Ihren Augen bildet: Ein Projekt, dessen Komplexität unterschätzt wurde, kann zu unrealistischen Kostenschätzungen und dann zu Finanzierungsproblemen führen. Und wenn mitten im Projekt die Finanzierung versiegt, kann es zum Erliegen kommen, was beweist, dass Projektmanagement teils Kunst, teils Wissenschaft ist.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie mit Ihren Kreditgebern ein offenes Gespräch darüber führen, was sie tun können, wenn Sie auf Finanzierungsprobleme stoßen. Ein Backup-Plan zu haben - auch wenn Sie ihn nicht benötigen - wird wahrscheinlich nicht billig sein, aber es könnte Ihnen die viel größeren Kosten eines ins Stocken geratenen Projekts ersparen.

Grund Nr. 7: Projektverzögerungen

Im Verlauf eines Projekts ist mit mindestens einigen Verzögerungen zu rechnen. Alle beweglichen Teile und Personen garantieren praktisch, dass etwas oder jemand nicht wie geplant funktioniert. Aber wie Sie sicherlich wissen, gibt es einen großen Unterschied zwischen einem isolierten Vorfall und einem sich wiederholenden Problem, das einige der frustrierendsten Ursachen für eine Kosteneskalation im Projektmanagement auslösen kann.

Grund Nr. 8: Mangelnde Führungserfahrung

Es kann schmerzhaft sein, „mit dem Finger zu zeigen“, aber manchmal hilft es nicht. Kleinunternehmer wollen und haben Anspruch auf Rechenschaftspflicht. Wenn also ein Projekt aufgrund mangelnder Führung des Projektleiters aus dem Ruder läuft, kann schmerzlich klar sein, wer dafür verantwortlich ist. Mangelnde Erfahrung im Projektmanagement kann sich auf vielfältige Weise zeigen: mangelnde Planung, schlechte Kommunikation, Insubordination und versäumte oder nicht erzwungene Fristen.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie einen erfahrenen Teamleiter einstellen, der sich durch hervorragende Kommunikation (mit Ihnen) auszeichnet und regelmäßige Projektaktualisierungen bereitstellt.

Grund Nr. 9: Fehlende Koordination

Etwas anders als ein Mangel an Führung könnte ein Mangel an Koordination sicherlich ein Symptom dafür sein. Doch selbst erfahrene Projektleiter können ins Stocken geraten, wenn, wie es heißt, „die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut“. Mangelnde Koordination führt meistens dazu, dass Aufgaben durch die Risse rutschen oder dass Aufgaben doppelt ausgeführt werden. Beides gefährdet die Fristen und garantiert praktisch Kostenüberschreitungen und Projektverzögerungen.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie sicherstellen, dass Sie über ein System verfügen, das Ihnen jederzeit den Status Ihres Projekts sowie die nächste Aufgabe auf der Liste mitteilt. Das Risiko besteht hier natürlich darin, dass Sie in die Lage kommen könnten, eingreifen und schiedsrichterlich zu sein. Sie könnten damit als vorübergehender Schritt einverstanden sein, und außerdem: Als Kleinunternehmer haben Sie wahrscheinlich sowieso eine verantwortungsvolle Persönlichkeit. Es sollte jedoch hilfreich sein, daran zu denken, dass Ihr Projektleiter für die Leitung bezahlt wird und dass er in Ihrem Namen die Kontrolle über das Projekt wiedererlangen sollte.

Grund Nr. 10: Fehlen eines Notfallplans

Es mag jetzt offensichtlich klingen, aber wie viele Kleinunternehmer können Sie sich weigern, einen Notfallplan – „Plan B“ – zu entwerfen, wenn Sie damit beschäftigt sind, „Plan A“ auf den Weg zu bringen. Ihr Verstand ist möglicherweise bereits so programmiert, dass er in Backup-Plänen denkt, falls etwas schief geht.Diese Qualität wird Ihnen bei einem Projekt gute Dienste leisten, das nicht nur ein paar Anpassungen und Überarbeitungen, sondern auch eine Überarbeitung erfordert.

Schützen Sie sich vor dieser Kostenüberschreitung, indem Sie sich von Anfang an die Zeit nehmen, einen „Plan B“ zu erstellen. Ein Notfallplan könnte Ihnen und Ihrer „Can-Do“-Einstellung helfen, Ihr Projekt wieder auf die Schiene zu bringen, Kostenüberschreitungen zu reduzieren – und indem Sie diese Ladung elektrischen Stroms als positive, stützende Kraft in Ihrem kleinen Unternehmen halten.