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Unternehmen verwenden üblicherweise mehrere Kommunikationsformate, um bei der Übermittlung von Nachrichten ein möglichst breites Publikum zu erreichen. Jedes Kommunikationsformat bietet Vor- oder Nachteile in Abhängigkeit von der zugestellten Nachricht und den Personen, die die Nachricht empfangen. Außerdem können unterschiedliche Kommunikationsformate mehr kosten als andere. Viele kleine Unternehmen sind an den Kosten der Geschäftskommunikation interessiert, da sie möglicherweise nicht über große Kapitalmengen für Verwaltungsdienstleistungen verfügen. Unternehmen müssen ihre Nachricht sorgfältig anpassen, damit die geringste Verwirrung entsteht, wenn Einzelpersonen die Nachricht empfangen und ihre Bedeutung interpretieren.

Briefe und Memos

Briefe und Memos sind die traditionellste schriftliche Geschäftskommunikation. Briefe werden üblicherweise verwendet, um offizielle Geschäftsinformationen anderen Unternehmen, Einzelpersonen oder externen Geschäftsinteressenten zu präsentieren. Unternehmen können auch Briefe verwenden, um Geschäftsverträge zu kommunizieren oder professionelle Beziehungen zu anderen Unternehmen im Geschäftsumfeld aufzubauen.

Memos sind in der Regel ein internes schriftliches Kommunikationsformat, das verwendet wird, um Informationen an Führungskräfte und Mitarbeiter zu übermitteln. Unternehmen verwenden in der heutigen Geschäftsumgebung möglicherweise weniger Memos, insbesondere angesichts der zunehmenden Nutzung von geschäftlichen E-Mails.

Treffen

Meetings bieten Organisationen die Möglichkeit, Informationen in einem persönlichen Format zu übermitteln. Zu den Besprechungen können Manager, Mitarbeiter oder Kunden gehören. Unternehmen verwenden Besprechungen, um sicherzustellen, dass die übermittelte Nachricht kaum oder gar nicht verwirrt ist. Sie bieten Einzelpersonen, die dem Sprecher zuhören, die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben. Dieses Kommunikationsformat kann eher für Geschäftsinhaber, Direktoren oder Manager verwendet werden, die sich häufig treffen, um wichtige Geschäftsideen zu besprechen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Kleine Unternehmen verwenden möglicherweise keine Besprechungen, wenn sie nur sehr wenige oder keine Mitarbeiter haben.

Email

E-Mail ist eine elektronische Form der schriftlichen Kommunikation. Dieses Kommunikationsformat ist immer beliebter geworden, da Unternehmen verstärkt PCs in ihren Geschäftsabläufen einsetzen. E-Mail bietet Unternehmen ein nahezu sofortiges Format, um eine Nachricht zu übermitteln oder Informationen an Personen innerhalb oder außerhalb der Unternehmensorganisation zu übertragen. Während die Geschäftskommunikation per E-Mail in den Anfängen als weniger formal angesehen wurde, haben viele Unternehmen formale E-Mail-Formate für die Geschäftskommunikation entwickelt, um ein Standardniveau an Professionalität aufrechtzuerhalten. Kleine Unternehmen nutzen häufig die E-Mail-Kommunikation, da dies eine kostengünstige Möglichkeit ist, interne und externe Geschäftsinteressenten zu kontaktieren.

Sozialen Medien

Social-Media-Websites und -Netzwerke haben ein relativ neues Geschäftskommunikationsformat vorgestellt. Social-Media-Netzwerke ermöglichen es Organisationen, Websites oder Fanseiten zu erstellen und eine Anhängerschaft von Kunden aufzubauen. Unternehmen können möglicherweise wichtige Unternehmensinformationen über diese Netzwerke übermitteln, Einzelpersonen Gutscheine und andere Rabatte für Produkte anbieten oder diese verwenden, um verschiedene Zielmärkte oder demografische Gruppen auf dem Wirtschaftsmarkt zu erreichen. Während kleine Unternehmen zu Hause Social Media möglicherweise nicht nützlich finden, erzielen etabliertere Unternehmen möglicherweise bessere Social Media-Ergebnisse.

Online Chat

Online-Chats sind eine weitere relativ neue Funktion, die Unternehmen ihren Websites hinzufügen. Mit Chat können Unternehmen die Vorteile von Personen nutzen, die die Website des Unternehmens anzeigen, und ein Antwortsystem präsentieren, das Verbraucher verwenden können, wenn sie Fragen zum Unternehmen oder seinen Produkten haben. Anstatt Verbraucher nach Kontaktinformationen wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen suchen zu lassen, können Unternehmen einen Online-Chat-Link auf ihrer Website-Homepage verwenden, um Verbraucher direkt mit einem Kundendienstmitarbeiter zu verbinden.