beonlinebyhp.com

Eine schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz schadet den Beziehungen und der Gesamtproduktivität. Eine starke Kommunikation liefert genaue Informationen auf eine Weise, die der Empfänger verstehen und nutzen kann. Eine schwache Kommunikation ist häufig das Ergebnis eines Versäumnisses, die Nachricht und ihr Medium zu berücksichtigen.

Wählen Sie die entsprechende Zielgruppe

Die Auswahl einer Zielgruppe für Ihre Botschaft kann schwierig sein. Das Versenden einer E-Mail an alle im Unternehmen, wenn Ihre Daten nur etwa sechs Personen betreffen, trägt zu überlasteten Postfächern bei. Tatsächlich verbringen Sie möglicherweise den Rest Ihres Arbeitstages damit, auf unaufgeforderte und oft nicht hilfreiche Meinungen von allen zu warten, die Ihre Nachricht erhalten haben.

Gleichzeitig möchten Sie nicht versehentlich jemanden aus dem Gespräch herauslassen, wenn er ein Teil davon sein sollte. Nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, wer Teil eines Meetings, einer Telefonkonferenz oder einer E-Mail-Liste sein soll. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bitten Sie Ihren Vorgesetzten um Feedback oder fragen Sie die betreffende Person, ob sie an der Diskussion teilnehmen möchte.

Wählen Sie das richtige Medium

Das moderne Büro bietet mehrere Kommunikationsmedien, darunter E-Mail, Instant Messaging und SMS, persönliche Diskussionen, Telefonanrufe und Videokonferenzen. Leider können all diese Entscheidungen die Kommunikation behindern, anstatt sie zu erleichtern. Infolgedessen entscheiden sich Personen in Ihrem Büro möglicherweise für das Medium, mit dem sie sich persönlich am wohlsten fühlen, und nicht für das Medium, das für die Nachricht am besten geeignet ist.

Ein Beispiel dafür ist die Übermittlung schlechter Nachrichten an einen Mitarbeiter. Wenn Sie oder einer Ihrer Vorgesetzten einen Mitarbeiter entlassen, ihn über das Scheitern eines Projekts informieren oder ihm erklären müssen, dass er nicht die gewünschte Beförderung erhalten hat, sprechen Sie persönlich mit ihm. Das persönliche Treffen mit dem Mitarbeiter zeugt von Mitgefühl und Respekt, stärkt die Seriosität der Kommunikation und ermöglicht ihm, Fragen zu stellen.

Außerdem ist es wichtig, flexibel zu sein und das Medium zu wechseln, wenn sich herausstellt, dass das verwendete Medium nicht mehr funktioniert. Wenn Sie mit der Kommunikation per E-Mail beginnen und dennoch feststellen, dass Sie missverstanden werden oder dass Sie häufig hin und her ausgetauscht werden, um Details zu klären und Fragen zu beantworten, stoppen Sie die E-Mails. Rufen Sie stattdessen die Person an, mit der Sie kommunizieren, oder schauen Sie an ihrem Schreibtisch vorbei, um das Gespräch fortzusetzen.

Geben Sie in E-Mails genügend Details an

Der Wunsch, zu lange und komplexe E-Mails zu vermeiden, ist groß. Gleichzeitig neigen einige Leute dazu, E-Mails zu senden, die zu kurz sind und keine wichtigen Informationen übermitteln. Zumindest sollte eine E-Mail wichtige Informationen hervorheben und den Empfängern Dokumente oder Links zur Verfügung stellen, mit denen sie mehr Nachforschungen anstellen können:

Beispiele:

Eine zu kurze E-Mail:

"Die Bestimmungen für Lizenzgebühren für Kosmetikerinnen haben sich geändert. Den vollständigen Text der neuen Verordnung finden Sie unter folgendem Link: //www.statecosmotologyboard.org."

Eine nützliche E-Mail:

"Wir haben erfahren, dass sich die Lizenzgebühren für Kosmetika in Georgien geändert haben. Die neuen Gebühren treten am 1. Oktober 2018 in Kraft:

Die Gebühr für neue Lizenznehmer beträgt jetzt 25 USD pro Jahr.

Die Gebühr für die Verlängerung einer Lizenz beträgt 20 USD und ist alle drei Jahre fällig.

Die gegenseitige Lizenzgebühr (für diejenigen, die ihre Lizenz aus einem anderen Staat übertragen möchten) beträgt 25 USD.

Den vollständigen Text können Sie auf der Website der Abteilung lesen: //www.statecosmotologyboard.org. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben."

Verwenden Sie die richtige Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik

Schlechte Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik erschweren nicht nur das Verständnis der Kommunikation, sondern untergraben auch die Glaubwürdigkeit des Kommunikators. Jeder in Ihrer Organisation sollte ermutigt werden, die Rechtschreib- und Grammatikprüfungen zu verwenden, die in den meisten Textverarbeitungsprogrammen enthalten sind. Darüber hinaus sollten sich die Mitarbeiter genügend Zeit nehmen, um schriftliche Mitteilungen zu erstellen, damit sie ihre Arbeit Korrektur lesen und bearbeiten können.

Fakten und Informationen überprüfen

Fehlinformationen können die Arbeitsmoral beeinträchtigen und zu kostspieligen Fehlern führen. Alle Arbeitnehmer sollten ermutigt werden, sich die Zeit zu nehmen, Informationen zu überprüfen, bevor sie mündlich oder schriftlich mitgeteilt werden. Wenn eine Überprüfung nicht möglich ist, ist es wichtig, die mögliche Ungenauigkeit zu notieren.

Beispiele:

Wenn der Autor sich einer Tatsache nicht sicher ist:

" Ich glaube, dass Herr Jones in den 1990er Jahren beim Militär gedient hat, aber ich kann dies nicht aus seinem Online-Lebenslauf überprüfen. Ich habe einen Anruf bei ihm, der um Klärung bittet, und werde alle auf den neuesten Stand bringen, wenn ich etwas höre. "

Wenn die Informationen ein Versprechen beinhalten, das möglicherweise nicht erfüllt wird:

"Unser Lieferant hat uns mitgeteilt, dass wir mit einer Bearbeitungszeit von fünf Tagen für unsere Bestellung rechnen können, obwohl das Gebiet unter der Woche von schweren Stürmen heimgesucht werden kann. Der Lieferant hat uns versichert, dass er über Backup-Systeme verfügt, die dies ermöglichen." die Hemden produzieren. Allerdings kann die Stromversorgung nach einem Hurrikan instabil sein, daher halte ich es für das Beste, unserem Team zu raten, sich auf eine Verzögerung der Produktlieferung vorzubereiten."

Überprüfung durch Dritte suchen

Ein Nachteil der schriftlichen Kommunikation besteht darin, dass sie anfälliger für Fehlinterpretationen sein kann. Tragen Sie Ihren Teil dazu bei, Missverständnissen vorzubeugen, indem Sie andere bitten, wichtige Memos, E-Mails und Briefe zu lesen, bevor Sie sie versenden. Bitten Sie Ihre Prüfer, eine Zusammenfassung Ihrer Kommunikation bereitzustellen: Wenn Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie missverstanden wurden, nehmen Sie vor der Verteilung entsprechende Änderungen vor.