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Meetings sind an vielen Arbeitsplätzen zu einer Notwendigkeit geworden. Laut einer Umfrage von Fuze aus dem Jahr 2014 verbringen mehr als 50 Prozent der Mitarbeiter mindestens 13 Stunden pro Woche in Besprechungen.

Die Wahrheit ist, dass die meisten Meetings nicht sehr produktiv sind und von den Teilnehmern als sinnlos angesehen werden. Dieselbe Studie ergab, dass 92 Prozent der Mitarbeiter die Besprechungsstunden tatsächlich für andere Aufgaben nutzten. Offensichtlich hielten sie die Treffen nicht für sehr wichtig.

Es gibt jedoch eine Art von Treffen, die sich von anderen unterscheidet. Dies ist das Gedränge-Treffen.

Ein Huddle-Meeting ist unter vielen Namen bekannt, einschließlich Heckklappe, Aufstellung, Vorschicht oder Stand-up. Das vielleicht klarste Bild des Huddles ist das einer Fußball- oder Basketballmannschaft, die sich zusammendrängt, um Strategien für das Spiel zu entwickeln und die Moral zu steigern. Das Huddle-Meeting ist recht einfach und zeichnet sich durch seine Kürze und Präzision aus, wenn es darum geht, auf den Punkt zu kommen. Dieses Meeting soll es allen Teammitgliedern ermöglichen, auf derselben Seite zu sein. Sie können dringende Probleme besprechen, die kurz besprochen werden müssen, und dann wieder an die Arbeit gehen. Es ist eine Modifikation des traditionellen Meetings, da es darauf abzielt, dass Meetings den Zweck erreichen, für den sie ursprünglich entworfen wurden: allen helfen, produktiver zu sein und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Ein Team Huddle ist eine sinnvolle Alternative zum traditionellen Meeting. Es belebt den Arbeitsplatz und bringt alle dazu, Zeit zu sparen und gleichzeitig über wichtige Themen zu sprechen.

Das Format der typischen Gruppe variiert von Team zu Team. Es gibt jedoch einen allgemeinen Fluss, der bei den meisten von ihnen häufig anzutreffen ist:

Zunächst begrüßt der Manager das Team und teilt ihm mit, was seine Erwartungen für den Tag sind. Er oder sie wird dem Team sagen, was für den Tag zu erledigen ist und worauf sich jedes Teammitglied konzentrieren muss. Sobald die Prioritäten des Tages festgelegt sind, geht der Manager die Prioritäten für die Woche durch. Diese Liste sollte nur die wichtigsten Prioritäten enthalten und sollte kurz sein, sonst kann das Huddle zu einem langen und langweiligen Meeting werden.

Die bisher vom Team erzielten Leistungen sollten ebenfalls anerkannt werden. Wenn sich Teammitglieder durch ihre Bemühungen und Leistungen besonders hervorgetan haben, wird ihnen während der Teambegegnung öffentlich gedankt.

Unternehmensaktualisierungen werden auch kurz während des Team-Huddles erwähnt. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich während des Gedränge zu unterhalten. Sie werden gebeten zu sagen, woran sie für den Tag und die Woche arbeiten möchten und welche allgemeine Strategie sie zur Erreichung der Unternehmensziele verfolgen.

Schließlich werden die Mitarbeiter gebeten, ihre Probleme anzusprechen oder brennende Fragen zu stellen. Wenn die Frage komplexer Natur ist oder sich speziell auf eine Person oder Gruppe bezieht, wird sie nach dem Huddle aussortiert. Der Punkt, an dem es während des Gedränge angehoben wird, besteht darin, zu beantworten, was schnell beantwortet werden kann, und zu entscheiden, was nicht sofort behandelt werden kann, damit es später angesprochen werden kann.

Beachten Sie, dass dieses Format nicht in Stein gemeißelt ist. Ihr morgendliches Gedränge sollte auf Ihr Team zugeschnitten sein und alles sein, was funktioniert. Wenn das Durcheinander die Produktivität behindert, anstatt sie wie beabsichtigt zu verbessern, wäre es vielleicht eine gute Idee, das Format zu wechseln und etwas anderes auszuprobieren.

Warum ist ein Team-Huddle wichtig?

Ein Team-Huddle hat zahlreiche Vorteile:

Sie und Ihr Team haben die Möglichkeit, Ihre Pläne, Projekte, Initiativen und Richtlinien zu besprechen und brennende Fragen zu stellen.

Es gibt den Teammitgliedern einen Einblick in das, was heute von ihnen erwartet wird, im Gegensatz zur fernen Zukunft, und gibt ihnen einen Orientierungssinn, was sie erreichen sollen.

Es hilft dem gesamten Team einen Überblick über die Fortschritte zu geben, die sie einzeln und gemeinsam bereits gemacht haben, sowie über die Fortschritte, die sie in Zukunft machen müssen.

Das morgendliche Team-Huddle ist der perfekte Zeitpunkt, um alle auf die gleiche Wellenlänge zu bringen und ihnen eine gewisse Moral für den bevorstehenden Arbeitstag zu geben. Ein Team-Huddle hilft dabei, ein Gefühl der Einheit im Team zu fördern.

Wie führen Sie Mitarbeiterversammlungen effektiv durch?

Als erstes müssen Sie sich einige wichtige Fragen stellen. Tatsächlich gibt es drei grundlegende Fragen, mit denen Sie herausfinden können, wie Sie das morgendliche Huddle-Meeting effektiv durchführen können:

• Wie oft während der Woche sollte das morgendliche Gedränge stattfinden?
• Wer nimmt an der Morgenrunde teil?
• Wie lange wird das morgendliche Gedränge dauern?

Bei der Suche nach Antworten auf die obigen Fragen sollten Sie einige Überlegungen anstellen. Sie müssen sich genau überlegen, ob es wichtig ist, dass sich jeden Morgen ein Team zusammenschließt. Da Sie nach Effektivität suchen, kann ein Team-Huddle jeden zweiten Tag genauso viel Sinn machen wie ein Team, das jeden Morgen abgehalten wird. Denken Sie daran, dass die Anzahl der Tage in einer Woche, an denen Sie ein Huddle halten, nicht in Stein gemeißelt sein sollte. Die Konsistenz sollte je nach Jahreszeit variieren. Wenn Sie sich in einer geschäftigen Saison wie der Steuersaison befinden, müssen Sie wahrscheinlich viel häufiger Huddles halten. Wenn die Saison jedoch besonders langsam ist, müssen Sie nicht so oft zusammenhalten und sollten sich darauf konzentrieren, weniger, aber längere Besprechungen abzuhalten, um die Richtung des gesamten Unternehmens zu strategisieren. Unabhängig von der Anzahl der Tage, an denen Sie Ihr Team in einer Woche zusammenhalten möchten, sollte es zumindest für diese Saison so regelmäßig wie möglich sein. Wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, können Sie möglicherweise jeden Morgen Team-Huddles abhalten. Wenn das Projekt jedoch zu Ende geht, können Sie stattdessen zwei- oder dreimal pro Woche zu einem Team zurückkehren.

Überlegen Sie, wie Sie Besprechungen für ein Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern abhalten können. Wenn die Mitarbeiter nicht nur zahlreich sind, sondern auch in verschiedene Abteilungen unterteilt sind, kann es eine gute Idee sein, mehr als einen Huddle zu haben, jeder zu einer anderen Tageszeit und mit einer anderen Abteilung. Wenn Sie Ihre Gruppen so planen, wird es für alle einfacher, während der Gruppen zu sprechen. Wenn Sie beispielsweise in einem Softwareunternehmen arbeiten, können Sie verschiedene Teamgruppen für die Marketingabteilung, die Kundendienstabteilung und das Engineering-Team zusammenstellen.

Team-Huddles sollen so kurz wie möglich gehalten werden und sollten nicht zu viel Zeit für den Arbeitstag in Anspruch nehmen. Jeder in Ihrem Unternehmen hat seine eigene Arbeit zu erledigen. Der springende Punkt beim Zusammenhalten ist, sicherzustellen, dass alle in Bezug auf den von ihnen erwarteten Job auf derselben Seite sind. Trotzdem sollte ein Team-Huddle nicht zu lange dauern. Alles, was länger als 20 Minuten dauert, wird sich wie ein alltägliches Meeting anfühlen und das Team wird die Energie des Teams verbrauchen, anstatt sie wiederzubeleben.

Stellen Sie sicher, dass Sie Zeitlimits für die Team-Gruppe festlegen, und tun Sie Ihr Bestes, um diese Limits nicht zu verletzen. Es hilft, das Huddle auf keinen Fall als "Treffen" zu bezeichnen. Sobald Sie anfangen, es als Besprechung zu bezeichnen, fühlt es sich wie eine Besprechung an. Der springende Punkt bei einem Team-Huddle ist es, kurz und effektiv zu sein und die Produktivität des Unternehmens zu bereichern.

Seien Sie in Ihren Team-Huddles so konsequent wie möglich. Sie müssen eine bestimmte Tageszeit haben, zu der das Team-Huddle abgehalten wird, und eine festgelegte Zeitdauer, für die das Team-Huddle stattfinden wird. Die Idee hier ist, das Gedränge zur Gewohnheit Ihres Teams zu machen. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass es zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Tag zu einem Gedränge kommen wird, und dies ist ein regelmäßiges Ereignis

Generell ist die beste Zeit morgens. Das Gedränge kann stattfinden, sobald Ihre Mitarbeiter das Büro betreten. Sie können es auch ungefähr eine Stunde halten, nachdem sich alle in ihre Arbeit eingelebt haben. Sie können es auch kurz vor dem Mittagessen halten. Egal zu welcher Zeit Sie sich entscheiden, es zu halten, es sollte idealerweise morgens sein. Halten Sie es zu einem anderen Zeitpunkt und die Gruppe wird ihren eigenen Zweck zunichte machen, nämlich alle auf die gleiche Wellenlänge zu bringen, was von ihnen für den kommenden Tag erwartet wird.

Was sollte mein Team in Morning Huddles besprechen?

Es gibt keine feste Liste der täglichen Huddle-Themen, die Sie für Ihr morgendliches Team-Huddle besprechen sollten. Die spezifischen Themen, die Sie diskutieren, hängen natürlich von den Besonderheiten Ihres Unternehmens ab. Es gibt jedoch einige Gebote und Verbote, die Sie beim Abhalten eines Team-Huddles beachten sollten, um es relevant zu halten.

Jeder sollte eine Chance bekommen

Sie müssen sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, während des Team-Huddles zu sprechen. Erlauben Sie allen Teammitgliedern, eine kurze Zusammenfassung dessen zu geben, woran sie an diesem Tag arbeiten, den Status ihrer spezifischen Aufgabe und alle Hindernisse, denen sie möglicherweise begegnen. Dies wird Ihr Team im Allgemeinen näher bringen und es wird den Leuten auch helfen, sich damit vertraut zu machen, Fragen zu stellen und Probleme anzusprechen.

Zweifellos sind einige Mitglieder Ihres Teams etwas weniger gesprächig als andere. Wenn die Art des Huddles selbst nicht ausreicht, um dies zu beheben, implementieren Sie einen Prozess, der sicherstellt, dass alle sprechen, z. B. alle dazu zu bringen, ein Wort in einen Kreis zu legen. Sie könnten es sogar ein wenig lustig machen, indem Sie einen Ball haben, den Sie auf verschiedene Teammitglieder werfen. Wenn der Ball auf ein Teammitglied geworfen wird, müssen sie sprechen.

Jeder sollte für das Gedränge stehen

Ein Huddle ist nicht viel von einem Huddle, wenn die Leute nicht stehen. In jedem Fall werden die Teammitglieder durch Stehen wacher. Es wird auch den Druck erzeugen, den Sie benötigen, um das Meeting kurz zu halten. Niemand möchte länger als 15 Minuten stehen, und das treibt es an. Damit es für alle angenehm bleibt, halten Sie alles kurz und bündig. Sie sollten auch klären, was das Team nicht versteht, und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Verwenden Sie keine Gruppen, um Projekte zu planen oder Verhandlungen durchzuführen

Das morgendliche Wirrwarr ist nicht die Zeit, um Projekte zu planen oder zu verhandeln. Es dreht sich alles um das Heute, daher sollte Ihr Hauptaugenmerk auf den Ereignissen des Tages liegen. Trotzdem ist es immer noch nichts Falsches, ein paar laufende Themen anzusprechen. Gehen Sie einfach nicht in die Tiefe. Wenn Sie es wirklich brauchen, planen Sie ein Meeting für später während des Gedränge.

Nicht vom Thema abweichen

Da die Zeit kurz sein sollte, sollten Sie nicht vom Thema abweichen. Es kann ein oder mehrere Mitglieder des Teams geben, die dazu neigen, über Themen zu schwafeln, die tangential zur Tagesordnung des Huddles sind. Um solche Situationen zu vermeiden, haben Sie einen vereinbarten Ton oder ein Zeichen, mit dem Sie jemandem sagen, dass er vom Thema abweicht. Es könnte sogar ein lustiges Geräusch auf Ihrem Telefon sein.