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Jedes Unternehmen hängt von bestimmten "Gegebenheiten" ab, die von der Bindung von Schlüsselpersonal über die Notfallplanung bis hin zu Kreditvereinbarungen reichen. Aber was passiert, wenn ein relativ junger CEO bei einem Unfall ums Leben kommt oder wenn ein Erdbeben den Hauptsitz eines Unternehmens zerstört? Oder wenn eine Kreditlinie unerwartet gestrichen wird? Es gibt praktisch unendlich viele Dinge, die schief gehen und sich negativ auf ein Unternehmen auswirken können.

Es gibt sogar unerwartet gut Dinge, die disruptiv sein können – ein klassisches Beispiel sind kleine Unternehmen, die einen riesigen Auftrag erhalten, der weit über die derzeitige Fähigkeit des Unternehmens hinausgeht, ihn zu erfüllen. Notfallpläne legen fest, was passieren soll, wenn eines oder mehrere dieser unerwarteten Ereignisse eintreten. Jedes Unternehmen – ob groß oder klein – benötigt seinen eigenen, einzigartigen Notfallplan.

Die folgenden Beispiele behandeln, wie sich die SEC-Anforderungen für Notfallpläne auf ein Unternehmen auswirken können.

Was ist das Problem?

Jeder Notfallplan beantwortet eine Frage zu einem Problem. In diesem Fall verlangt die SEC von jeder registrierten Anlageberatungsfirma, dass sie Pläne hat, die sicherstellen, dass das Unternehmen vorwärts gehen und mit seinen Kundeninvestoren gerecht umgehen kann, falls der Leiter der Firma aufgrund von Tod, schwerer Krankheit oder Unfall nicht mehr verfügbar ist . Die Frage ist einfach: Wie wird das Unternehmen mit den Kundenbedürfnissen umgehen, wenn der Leiter des Unternehmens nicht mehr verfügbar ist?

Informations- und Datenverfügbarkeit

Das erste, was die SEC verlangt, ist, dass es immer ein Mittel gibt, mit dem Kunden auf ihre Informationen in den Konten des Unternehmens zugreifen können, insbesondere die Aufzeichnung der aktuellen Beteiligungen jedes Kunden, aber auch wichtige Unterlagen in Bezug auf Steuerberatung und Altersvorsorge. Der Notfallplan behandelt diesen Bedarf auf zwei Arten:

• Darin heißt es, dass alle Clientinformationen auf dem Primärcomputer des Unternehmens gespeichert sind und dass der Computer kontinuierlich auf einem separaten lokalen Laufwerk und in der Cloud gesichert wird. Spezifische Abrufinformationen werden bereitgestellt.

• Es heißt, dass Aufzeichnungen aller Kundenbestände auch bei dem Makler geführt werden, bei dem das Unternehmen alle Geschäfte abwickelt, und dass jeder Kunde uneingeschränkten Zugriff auf Makleraufzeichnungen hat.

Dieser zweistufige Datenverfügbarkeitsplan garantiert, dass die Informationen im Falle einer Zerstörung des Firmengebäudes sowohl für die Firma als auch unabhängig für ihre Kunden vollständig außerhalb des Unternehmens verfügbar bleiben. Da der Korrespondenzmakler des Unternehmens die gleiche von der SEC vorgeschriebene Informationsverfügbarkeitsverpflichtung hat wie das Beratungsunternehmen, sind die beim Makler geführten Kundenunterlagen auch an einem vom Makler geführten externen Standort verfügbar. Somit werden Kundendatensätze an mindestens vier separaten physischen Standorten und in der Cloud gespeichert und kontinuierlich gepflegt.

Alternative Kommunikationsmittel zwischen Beratern und Kunden

Die SEC verlangt außerdem, dass jedes Unternehmen über ein alternatives Kommunikationsmittel mit Kunden verfügt. Durch die Verfügbarkeit alternativer Mittel kann das Unternehmen Kundenkonten im Katastrophenfall weiterhin zeitnah verwalten. Zusätzlich zur E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kanzlei unterhält die Kanzlei eine Mailbox in einer anderen Stadt und erinnert jeden ihrer Kunden regelmäßig an diese alternative Adresse. Der Leiter der Firma hat auch ein dediziertes Handykonto, das vom Geschäftstelefonkonto der Firma oder seiner persönlichen Handynummer getrennt ist, und stellt sicher, dass jeder Kunde diese unabhängige Nummer kennt.

Alternative Kommunikation zwischen Berater und Mitarbeitern

In dieser kleinen Firma ist nur der Auftraggeber befugt, im Namen seiner Kunden zu handeln; Daher ist kein alternatives Kommunikationsmittel zwischen dem Hauptberater und einem einzelnen Sachbearbeiter erforderlich, um sicherzustellen, dass das Geschäft ohne Unterbrechung weitergeführt werden kann. Wenn das Unternehmen mehrere registrierte Berater hätte, die Kundenkonten verwalten, wären alternative Kommunikationsmittel erforderlich und vorhanden, die den für den Hauptberater erforderlichen ähnlich sind.

Meldepflichten

Denn die Geschäftsunterlagen werden an mehr als einem physischen Standort gespeichert und auch in der Cloud gespeichert, wo sie unabhängig vom Standort des Beraters verfügbar sind. Solange der Berater bei einigermaßen guter Gesundheit und bei gesundem Verstand ist, wird keine physische Katastrophe oder kein Notfall die wenigen und gelegentlichen Meldepflichten des Unternehmens behindern.

Ist der Berater schwerkrank, tot oder geistesgestört, verfügt die Ehefrau des Beraters – eine ausgewiesene Marketingfachfrau – über Weisungen, die ihr alle persönlich bekannten Kunden zu benachrichtigen. Sie wird auch angewiesen, das Geschäft als registrierte Institution mit Benachrichtigung der SEC zu kündigen. Zu diesem Zeitpunkt wird das Geschäft eingestellt und die Kunden übernehmen mit einem Minimum an Unterbrechungen die Verantwortung für ihre eigenen Konten.

Zugang zu Geldern im Falle einer Kündigung

Kunden haben jederzeit über den Korrespondenzmakler des Unternehmens ununterbrochenen und ungehinderten Zugang zu Geldern und Aufzeichnungen.

Das Mitnehmen für alle Arten von Notfallplänen

Dieser spezielle Notfallplan für einen kleinen registrierten Anlageberatungsdienst bietet gute Informationen zu Notfallplänen im Allgemeinen:

• Jeder Notfallplan entsteht hier als Antwort auf eine bestimmte Frage: "Welche Garantien bestehen für die ordnungsgemäße Fortsetzung oder Beendigung dieses Dienstes, falls der Hauptberater nicht in der Lage ist, das Geschäft voranzutreiben?"

• Jeder Notfallplan sieht vor Spezifisch Lösungen für eine oder mehrere besonders Probleme.
• Die Planadressen wie das Unternehmen intern reagiert zur Veranstaltung und auch wie es extern auf das Ereignis reagiert.
• Umfangreichere Notfallpläne bestehen wahrscheinlich aus mehrere verschiedene spezifische Pläne wie im Beispiel, jeder von ihnen befasst sich mit einer bestimmten Krise oder einem unerwarteten Ereignis.

Dieser spezielle Plan befasst sich mit zwei Problemen, die vielen Notfallplänen gemeinsam sind: Datenverlust und Führungsunfähigkeit. Andere Probleme, mit denen sich Notfallpläne häufig befassen, sind:

• Naturkatastrophen (auch im Beispiel impliziert)
• Bedrohungen der öffentlichen Sicherheit, Verletzungen von Mitarbeitern und Kunden sowie Arbeitsunfälle im Allgemeinen
• Misswirtschaft, absichtlich oder unbeabsichtigt
• Reaktionsschnelle Planung auf bestimmte Produkthaftungsprobleme.