Was sind die Vorteile der Automatisierung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems?
Ein automatisiertes Abrechnungssystem ermöglicht es dem Arbeitgeber, seine Abrechnung über ein Computersystem zu verarbeiten. Ein manuelles Abrechnungssystem erfordert, dass die Abrechnung von Hand verarbeitet wird, und ist daher ein erheblich langsamerer Vorgang als ein automatisiertes System. Ersteres vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung und reduziert Fehler, die beim manuellen System wahrscheinlicher sind.
Zeitaufwändiger Transport
Stundenlohnempfänger werden nach Arbeitsstunden während des Lohnzeitraums bezahlt. Der Arbeitgeber verwendet ein Zeiterfassungssystem, um die Stunden zu erfassen und die stündlichen Mitarbeiter entsprechend zu entlohnen. Es ist daher wichtig, dass die Zeit jedes Mitarbeiters genau berechnet wird. Viele Arbeitgeber verwenden eine Zeitschaltuhr, um die Arbeitszeit zu erfassen. Ein manuelles Gehaltsabrechnungssystem erfordert eine manuelle Berechnung der Zeitschaltuhrdaten; dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Das automatisierte Zeitnehmungssystem ermöglicht es dem Arbeitgeber, Zeitschaltdaten in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu importieren. Insbesondere verwendet der Mitarbeiter eine Durchzugskarte oder einen Ausweis oder die Handabdruck- oder Fingerabdruckmethode, um ein- und auszusteigen. Nach dem Transport der Einträge in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware berechnet die Software die geleistete Arbeitszeit. Der Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung muss lediglich für einen angemessenen Zeittransport sorgen und die notwendigen Änderungen vornehmen.
Zahlungsberechnung
Das automatisierte Gehaltsabrechnungssystem verwendet eine Gehaltsabrechnungssoftware, um alle Löhne zu berechnen. Gehaltsabrechnungssoftware wie QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro und Sage Peachtree berechnet das Brutto-Netto-Einkommen basierend auf den Daten, die die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung eingeben. Daher hängt das Ergebnis von der Genauigkeit der Eingabe ab. Wenn einem gekündigten Mitarbeiter eine Abfindung fällig ist, der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbeauftragte jedoch die Eingabe versäumt, zahlt das System diese nicht. Normalerweise ist das System zuverlässig, solange die Eingaben korrekt sind.
Das automatisierte System führt alle Arten von Zahlungen durch: Stundenlohn, Überstunden, Doppelarbeit, Gehälter, Provisionen, Boni, Gehaltserhöhungen, rückwirkende Zahlungen, Lohnabzüge, Autozahlungen und Studiengebührenerstattungen. Insbesondere eliminiert das automatisierte System das manuelle Schreiben von Gehaltsschecks. Das System generiert automatisch Gehaltsschecks und Stubs und ermöglicht die direkte Einzahlung.
Abzugsberechnung
Gehalts- und Lohnabzüge sind ein notwendiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Arbeitgeber muss eine obligatorische Quellensteuer auf die Gehaltsschecks der Arbeitnehmer erheben, einschließlich der Bundeseinkommensteuer, der Sozialversicherungssteuer, der Medicare-Steuer und in der Regel der staatlichen Einkommensteuer. Die manuelle Berechnung dieser Steuern kann zeitaufwändig und verwirrend sein. Der Quellensteuerberechnung sind eine Reihe von Regeln beigefügt. Bei einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem hat die Software die Steuersätze fest im System codiert. Es berechnet die Quellensteuer für jeden Mitarbeiter auf der Grundlage der Dateneingabe für die Quellensteuerbedingungen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Lohnsteuerfehlern, die zu Gebühren des IRS und der staatlichen Steuerbehörde führen können.
Aufzeichnungen führen
Das IRS verlangt von Arbeitgebern, dass sie die Lohnsteueraufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus verlangt das US-Arbeitsministerium, dass die Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Das manuelle System erfordert das manuelle Ablegen der erforderlichen Abrechnungsdaten, was Zeit kostet und die Unordnung erhöht. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware generiert und speichert Lohn- und Lohnsteuerdaten.
