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Wenn Ihr Unternehmen 5.000 US-Dollar für etwas ausgibt, hängt die Art und Weise, wie Ihr Buchhalter die Transaktion aufzeichnet, davon ab, was das gekaufte Geld ist. Wenn Sie das Geld verwendet haben, um Löhne, Mieten oder die Stromrechnung zu bezahlen, werden die 5.000 US-Dollar wahrscheinlich als Aufwand in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen. Wenn Sie das Geld jedoch zur Bezahlung eines Vermögenswerts verwendet haben, der im Unternehmen verbleibt, werden die 5.000 USD wahrscheinlich als "aktivierte Kosten" in der Bilanz ausgewiesen.

Kosten vs. Ausgaben

In der Alltagssprache werden "Kosten" und "Kosten" oft synonym verwendet, um sich auf den Geldbetrag zu beziehen, den Sie für etwas bezahlen. In der betrieblichen Buchführung sind Kosten und Aufwand jedoch unterschiedliche Konzepte. Ein "Preis" ist Geld, das gezahlt wird, um einen Vermögenswert zu erhalten. Ein "Aufwand" repräsentiert den Geldwert, der das Unternehmen verlässt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise 5.000 US-Dollar für Inventar zahlt, sind dies Kosten, aber keine Kosten. Sie haben 5.000 US-Dollar in bar gegen Produkte im Wert von 5.000 US-Dollar eingetauscht, um sie zu verkaufen. Daher hat das Unternehmen keinen Wert mehr. Wenn Ihr Unternehmen andererseits 5.000 US-Dollar für Miete zahlt, ist das eine Ausgabe - diese 5.000 US-Dollar verlassen das Unternehmen. Sie "bekommen" das Recht, einen Platz für einen Monat zu nutzen, aber wenn der Monat abgelaufen ist, ist dieses Recht weg, ebenso wie Ihr Geld.

Bilanzvermögen

Ihre Bilanz zeigt den Wert aller Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Wenn ein Vermögenswert in die Bilanz aufgenommen wird, wird sein Wert zu ursprünglichen (oder "historischen") Anschaffungskosten ausgewiesen. Geben Sie beispielsweise 20.000 US-Dollar für einen Lastwagen aus, und Ihre Bilanz weist einen Anstieg von 20.000 US-Dollar für "Sachanlagen und Ausrüstung" aus. Kaufen Sie Artikel im Wert von 5.000 USD, um sie weiterzuverkaufen, und Ihre Bilanz zeigt eine Erhöhung des Lagerbestands um 5.000 USD. Auch Bargeld ist ein Aktivposten. Wenn Sie Bargeld für Dinge wie einen neuen Lastwagen oder Inventargegenstände ausgeben, sinkt der Wert Ihres "Barvermögens", aber der Gesamtwert Ihres Vermögens bleibt unverändert. Sie haben gerade Bargeld im Wert von 25.000 USD gegen Ausrüstung im Wert von 20.000 USD und Inventar im Wert von 5.000 USD eingetauscht.

Aktivierte Kosten

Kosten, die in Form des Vermögenswerts in der Bilanz verbleiben, werden als "aktivierte Kosten" bezeichnet. Unternehmen aktivieren nicht nur den für einen Vermögenswert gezahlten Preis, sondern auch alle Kosten, die mit der Inbetriebnahme des Vermögenswerts verbunden sind, z. B. Transportkosten und Einrichtungskosten. Ökonomen, Buchhalter und Aufsichtsbehörden haben lange darüber diskutiert, welche Kosten angemessen sind und welche nicht. Ausgaben reduzieren das Nettoeinkommen. Je mehr Kosten ein Unternehmen aktivieren kann, anstatt sie als Ausgaben zu erfassen, desto höher ist der ausgewiesene Gewinn und desto besser sieht es für die Anleger aus. Höhere Gewinne bedeuten jedoch im Allgemeinen auch höhere Steuern, weshalb Kleinunternehmer nicht unbedingt versuchen, so viele Kosten wie möglich zu aktivieren.

Kosten aufwenden

Aktivierte Kosten können nicht einfach für immer in der Bilanz bleiben. Lagerbestände werden zum Beispiel verkauft und Lastwagen halten nur eine begrenzte Zeit. Angenommen, Ihr Unternehmen hat Inventar im Wert von 5.000 USD in seiner Bilanz und verkauft diese Artikel für 8.000 USD. Zu diesem Zeitpunkt hat der Wert des Inventars Ihr Unternehmen endgültig verlassen, sodass Sie einen Aufwand von 5.000 USD verbuchen würden. Gleichzeitig würden Sie natürlich einen Umsatz von 8.000 USD erzielen, was einem Bruttogewinn von 3.000 USD entspricht. Inzwischen hat Ihr 20.000-Dollar-LKW eine Lebensdauer von 10 Jahren. Am Ende dieser Zeit ist der Lkw möglicherweise wertlos und mit Sicherheit weniger als 20.000 US-Dollar wert. Ihre Bilanz kann also nicht sagen, dass er 20.000 US-Dollar wert ist. Das verhindern Sie durch Abschreibungen, die die aktivierten Anschaffungskosten über die Lebensdauer der Anlage in einen Aufwand umwandeln. Bei dem Lkw kann dies bedeuten, dass 10 Jahre lang jedes Jahr eine Abschreibung von 2.000 USD anfällt. Dies entspricht dem Wert des Lastwagens, der das Unternehmen verlässt, wenn er "aufgebraucht" wird. Am Ende der 10 Jahre hat der LKW einen Bilanzwert von Null.