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Die fondsbasierte Buchhaltung oder Fondsbuchhaltung ist ein System, das von gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden zur Verwaltung ihres Geldes verwendet wird. Die Fondsbuchhaltung unterscheidet sich in ihrem Zweck von dem System, das in regulären gewinnorientierten Unternehmen verwendet wird, da das Ziel darin besteht, die Rechenschaftspflicht zu wahren und zu verfolgen, wie die Mittel verwendet werden, anstatt die Rentabilität eines Unternehmens zu überwachen. Unabhängig davon, ob Sie mit einer gemeinnützigen Organisation oder einem Spender verbunden sind, der sich für eine Vielzahl von Wohltätigkeitsorganisationen einsetzt, hilft Ihnen das Erlernen der Fondsbuchhaltung dabei, die Finanzstruktur dieser Arten von Organisationen zu verstehen.

Wer nutzt die Fondsbuchhaltung?

Da der Zweck der Fondsbuchhaltung darin besteht, Spenden, Finanzmittel aus externen Quellen oder Einnahmen aus Spendenaktionen zu verwalten, verwenden Organisationen, die nicht gewinnorientiert arbeiten, diese Bilanzierungsmethode. Einige Entitäten, die dieses System verwenden könnten, umfassen:

• Wohltätige Organisationen
• Kirchen oder religiöse Institutionen
• Regierungsbehörden oder Regierungen
• Gemeinnützige Pflegeheime oder Krankenhäuser
• Bildungsinstitutionen
• Grundlagen für die Künste

Budgets, Programmierung und Fundraising

Wenn eine gemeinnützige Organisation ihre Fondsstruktur einrichtet, erstellt sie einen separaten Fonds für jede wichtige Abteilung oder Funktion innerhalb der Organisation. Beispiele für Fonds können sein:

• Allgemeiner Fonds: Wird für die routinemäßigen Verwaltungskosten der Organisation verwendet.
• Anlagefonds: Wird zur Instandhaltung von Gebäuden, zur Erweiterung von Einrichtungen, Ausrüstungen usw. verwendet.
• Spendensammlung: Mittel zur Beschaffung zusätzlicher Einnahmen, zur Aufrechterhaltung der Geberbeziehungen usw.
• Programmmittel: Wird für die Durchführung der Programme und Dienste der Organisation verwendet.

Innerhalb jedes dieser Fonds kann es Unterkategorien geben, die separat codiert und nachverfolgt werden. Zum Beispiel kann eine Kirche eine Vielzahl von Programmen anbieten, die mehreren Personengruppen angeboten werden, wie z. B. Kinderprogramme, Familienaktivitäten oder Öffentlichkeitsarbeit. Jede Gruppe hätte eine eigene Unterkategorie innerhalb des Programmfonds. Sobald ein Budget festgelegt ist, wird jeder Gruppe ein bestimmter Geldbetrag zugewiesen, den sie das ganze Jahr über für ihre Programme ausgeben kann.

Im Laufe des Jahres würden die von jeder Gruppe ausgegebenen Gelder im entsprechenden Fonds erfasst. Unter der Annahme, dass das Buchhaltungsbuch zu jeder Zeit des Jahres auf dem neuesten Stand gehalten wird, sollte ein Manager der Fonds dieser Gruppe genau sehen können, wie viel Geld ausgegeben wurde, wofür es ausgegeben wurde und wie viel Geld im Fonds verbleibt . Diese Art der detaillierten Buchführung hilft den Mitgliedern, das Budget einzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mittel für jeden vorgesehenen Zweck sorgfältig verwendet werden.

Arten von Fondskategorien

Innerhalb der Fondsbuchhaltung gibt es zwei Arten von Fonds, eingeschränkte und uneingeschränkte, von denen jede bestimmt, wie und wann Geld ausgegeben werden kann.

1. Beschränkte Mittel: Mittel, die beschränkt sind, werden in der Regel von dem Stifter oder der Stiftung, die einen Zuschuss gewährt, für einen bestimmten Zweck bestimmt. Gelder dürfen nur in den speziell dafür vorgesehenen Fonds eingezahlt und dann nur für diesen Zweck verwendet werden. Wenn ein Spender beispielsweise 5.000 US-Dollar für den Kauf neuer Computer spendet, können mit dem Geld nicht nur einige Computer und dann auch neue Schreibtische und Stühle gekauft werden. Zweckgebundene Fonds gibt es in zwei Formen.

• Vorübergehend beschränkte Mittel: Diese Mittel werden häufig entweder für einen bestimmten Zweck oder für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise innerhalb eines Jahres, verwendet. Sie können während einer bestimmten Kampagne für einen bestimmten Zweck ausgelöst werden und sogar eine breite Verwendung beinhalten. Während einer Kapitalverbesserungskampagne, bei der eine Organisation beispielsweise ihr Gebäude erweitern, neue Möbel kaufen und Geräte aufrüsten möchte, gibt es eine Vielzahl von Anforderungen, die sie ihren Spendern mitteilen kann. Jeder, der für diese Kampagne spendet, sollte damit rechnen, dass seine Spende nur für diese spezifischen Ausgaben verwendet wird.

• Dauerhaft beschränkte Mittel: Gelder, die vom Spender dauerhaft eingeschränkt werden, werden nie aufgebraucht, sondern bleiben auf unbestimmte Zeit bestehen. Diese Stiftungsfonds fungieren als Anlagekonten, auf denen die Spende verzinst wird. Die mit diesen Mitteln erzielten Einnahmen dürfen zur Deckung der Bedürfnisse der Organisation verwendet werden, der anfängliche Spendenbetrag darf jedoch nicht berührt werden.

2. Uneingeschränkte Mittel: Geld innerhalb dieser Kategorie kann für jeden Bedarf innerhalb der Organisation verwendet werden. Diese Mittel können nach Ermessen des Vorstands in einen allgemeinen Betriebsfonds eingebracht oder für andere spezifische Fonds bestimmt werden. Bei Bedarf in einem bestimmten Bereich können auch unbeschränkte Mittel verschoben werden.

Guthaben in jedem dieser Fonds müssen auch auf IRS-Formularen zum Jahresende für Organisationen ausgewiesen werden, die von der Zahlung der Einkommensteuer befreit sind. Die Informationsrückgabe, IRS Form 990, ist die Art und Weise, wie gemeinnützige Organisationen über ihre finanziellen Aktivitäten berichten, die Einhaltung der Bundesvorschriften gewährleisten und der Öffentlichkeit Rechenschaft ablegen. Diese Rücksendungen können öffentlich eingesehen werden.

Regeln für Spenden

Wenn Spender einer gemeinnützigen Organisation ein Geschenk machen, sollten sie angeben, ob sie Beschränkungen für die Gelder haben. Dies geschieht normalerweise in Form eines Geschenkbriefs. Wenn ein Spender jedoch nicht angibt, wie das Geld verwendet werden muss, kann die Organisation die Spende nach eigenem Ermessen auf einen ihrer Fonds verteilen.

Bankkonten und Fondsbuchhaltung

Die Fondsbuchhaltung ist zwar ein spezialisiertes System zur Verfolgung der internen Ausgaben, erfordert jedoch keine speziellen Bankregeln. Eine Organisation muss nicht für jedes ihrer Fonds innerhalb der gemeinnützigen Organisation separate Bankkonten führen. Einzelkonten würden viel mehr Arbeit und Kosten verursachen. Um es einfach zu halten, kann das gesamte Bargeld der Organisation auf einem Bankkonto gespeichert werden. Nur die Verfolgung dieses Geldes muss in Segmente unterteilt werden.

Die einzige Ausnahme hiervon könnten Fonds sein, die Teil eines dauerhaft beschränkten Stiftungsfonds sind. In dieser Situation wird ein Geldgeschenk in ein separates verzinsliches Vehikel investiert. Die aufgelaufenen Zinsen dürfen wie vorgesehen für die Bedürfnisse der gemeinnützigen Organisation verwendet werden, das Prinzip muss jedoch weiterhin investiert bleiben.

Gewähren Sie Compliance und Berichterstattung

Für gemeinnützige Organisationen, die Zuschüsse von Stiftungen oder anderen Organisationen erhalten, ist eine zeitnahe und genaue Berichterstattung über die Verwendung der Mittel unerlässlich. Fast alle Zuschüsse erfordern, dass die Empfänger detaillierte Berichte darüber erstellen, wie das begabte Geld ausgegeben wurde. Sie müssen auch Einzelheiten darüber angeben, wie sich das Geschenk auf die Programme und Ziele der Organisation ausgewirkt hat. Aus diesem Grund müssen alle Ausgaben im entsprechenden Fonds erfasst werden. Wenn das Zuschussgeld nicht genau erfasst und dann nicht ordnungsgemäß darüber berichtet wird, wie es ausgegeben wird, kann dies nicht nur die künftigen Zuschussbeiträge gefährden, sondern auch den Steuerbefreiungsstatus einer gemeinnützigen Organisation.

Spezialisierte Software für die Fondsbuchhaltung

Es ist zwar nicht unbedingt erforderlich, eine speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelte Buchhaltungssoftware zu verwenden, aber Software mit einzigartigen Funktionen, die auf die Bedürfnisse einer gemeinnützigen Organisation zugeschnitten ist, kann sich als hilfreich erweisen. Die Terminologie in den Programmen entspricht häufig der gemeinnützigen Umgangssprache, und viele Pakete bieten Funktionen, mit denen Spenden nachverfolgt, Budgets nach Fonds erstellt und Spenderbriefe ausgestellt werden können. Machen Sie jedoch Ihre Recherchen, bevor Sie einen Kauf tätigen, um sicherzustellen, dass Sie die Funktionen erhalten, die Sie benötigen, ohne für Extras zu bezahlen, die Ihnen nicht wirklich zugute kommen.