Die Richtlinien für die Erstattung von Mahlzeiten durch das Unternehmen

Kleine Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeiter reisen oder sich mit Kunden treffen, um ihr Geschäft auszubauen. Dies kann häufig zu Geschäftstreffen während der Mahlzeiten führen. Mitarbeiter, für die Essenskosten anfallen, erwarten von ihren Arbeitgebern eine Erstattung. Der Schlüssel für Arbeitgeber besteht darin, Richtlinien für die Erstattung von Mahlzeiten zu entwickeln, die sicherstellen, dass die Essenskosten der Mitarbeiter nicht zu hoch sind und dass die Erstattungen rechtzeitig und detailliert eingereicht werden.

Erstattung beantragen

Die meisten Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, eine Spesenabrechnung mit detaillierten Angaben zu ihren Essenskosten einzureichen. Zusammen mit dem Formular muss eine Mitarbeiterin die erforderlichen Belege für ihre Essenskosten beifügen. Diese Berichte gehen an ihren Vorgesetzten, der die Ausgaben genehmigen muss, bevor er sie an die Kreditorenabteilung des Unternehmens weiterleitet.

Um die Zahlungsfristen einzuhalten, haben die Mitarbeiter eine gewisse Zeit, um ihre Spesenabrechnung zur Erstattung einzureichen. Dieser Zeitraum kann zwischen 30 Tagen und 90 Tagen nach der Essensausgabe liegen. Für Kleinunternehmer ist es am besten, dass sie Spesenabrechnungen vor Monatsende einreichen, damit sie verarbeitet werden können. Der Monatsende-Abschlusszyklus kann sieben Tage betragen, daher sollte die Kostenunterstützung mindestens drei Tage vor Beginn dieses Zyklus liegen.

Quittungen

Die Unternehmensrichtlinien für die Erstattung von Mahlzeiten können in Bezug auf die Einnahmen, die der Mitarbeiter zusammen mit seiner Spesenabrechnung vorlegen muss, mild sein. Zum Beispiel müssen Mahlzeiten, die weniger als 5 US-Dollar kosten, oft nicht von einer Quittung begleitet werden. Für Mahlzeiten, die mehr als 30 US-Dollar kosten, ist jedoch fast immer eine Quittung erforderlich. Wenn der Arbeitgeber mit einer Kreditkarte bezahlt, kann die detaillierte Quittung verlangt werden, nicht nur die Kreditkartenquittung.

Höchstbeträge

Unternehmen, die eine Erstattung der Essenskosten für Mitarbeiter zulassen, legen oft Grenzen für die Erstattung von Mitarbeitern fest. Im Allgemeinen können Mitarbeiter drei Mahlzeiten am Tag zu sich nehmen – Frühstück, Mittag- und Abendessen. Während die zugeteilten Beträge stark variieren, werden im Mitarbeiterhandbuch angegeben, dass sie 12 USD für Frühstück und Mittagessen pro Tag und 30 USD für Abendessen pro Tag betragen.

Snacks oder Zwischenmahlzeiten sind in der Regel nicht abgedeckt, ebenso wenig wie alkoholische Getränke. Diese Höchstbeträge können angepasst werden, wenn der Mitarbeiter die Registerkarte im Rahmen eines Geschäftstreffens mit anderen Kollegen im Unternehmen abholt. Gleiches gilt, wenn die Mitarbeiterin die Mahlzeit für einen Kunden abdeckt, den sie im Rahmen eines Geschäftstreffens zum Essen mitnimmt.

Dokumentation

Der Mitarbeiter muss den Namen des Restaurants und das Datum des Essens als Teil seiner Spesenabrechnung dokumentieren.

Nach den Richtlinien zur Erstattung von Mahlzeiten kann der Mitarbeiter auch die Namen aller anderen Personen dokumentieren, die bei der Mahlzeit anwesend sind. Dies wird nicht nur vom Unternehmen, sondern auch vom Internal Revenue Service verlangt. Name, Titel und Firma der Person müssen zusammen mit dem Namen des Restaurants dokumentiert werden.

Ort

Abhängig von der Stadt, in der der Mitarbeiter isst, kann der Höchstbetrag, den er für seine Mahlzeiten ausgeben kann, höher oder niedriger sein. Viele Unternehmen erkennen, dass die Kosten für eine Mahlzeit in einer Stadt mit höheren Lebenshaltungskosten höher sein werden. Um diesen Unterschied auszugleichen, ermöglichen Unternehmen Mitarbeitern, die an Orte mit höheren Lebenshaltungskosten reisen, bei Bedarf mehr für ihre Mahlzeiten auszugeben.