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Das Front Office eines Hotels ist vielleicht der wichtigste Bereich der Organisation. Die Mitarbeiter seiner Abteilung sind die ersten und manchmal einzigen Vertreter der Einrichtung, mit denen die Gäste interagieren. Obwohl die Organisationsstruktur des Front-Office des Hotels variiert, je nachdem, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder ein großes Resort handelt, finden sich in allen Organisationen bestimmte Rollen.

Manager an der Rezeption

Der Front-Office-Manager oder der Front-Desk-Supervisor in Übersee erledigt alle Front-Office-Operationen für das Hotel. Als Personalmanager plant diese Person die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass jederzeit eine angemessene Abdeckung besteht. Sie implementiert auch alle Richtlinien oder Verfahren, die vom Hotelmanagement verwaltet werden.

Wenn VIPs wie Prominente oder Würdenträger in der Einrichtung bleiben, ist sie häufig dafür verantwortlich, ihnen die persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, die sie benötigen. In den meisten Fällen berichtet der Manager an der Rezeption an den General Manager des Hotels.

Der Reservierungsschreiber

Die Rezeptions- und Reservierungsmitarbeiter einer Hotelfront interagieren am meisten mit den Gästen. Reservierungsmitarbeiter kommunizieren über Telefon und Internet mit der Perspektive der Gäste, planen ihre Aufenthalte und dokumentieren eventuelle besondere Bedürfnisse. Wenn ein Gast beispielsweise ein Zimmer auf einer Nichtraucheretage anfordert, wird dies vom Reservierungsmitarbeiter besonders notiert, damit bei Ankunft des Gastes ein geeignetes Zimmer zur Verfügung steht.

Rezeptions- und Rezeptionsmitarbeiter

Wenn Gäste ankommen, checken sie die Angestellten an der Rezeption ein, tragen ihre Namen in das Einrichtungsregister ein, weisen sie einem Zimmer zu und beantworten alle grundlegenden Fragen oder Wünsche, die die Gäste während ihres gesamten Aufenthalts haben. Beispielsweise kann ein Gast die Rezeption anrufen, um einen undichten Badhahn zu melden. Der Sachbearbeiter würde sich dann an die Wartungsabteilung wenden, damit die entsprechenden Reparaturen durchgeführt werden können.

Am Ende des Aufenthalts der Gäste checkt ein Angestellter an der Rezeption sie aus. Außerdem meldet der Sachbearbeiter alle Bedenken, die der Gastmann hatte, an die Geschäftsführung.

Porter oder Bellhop Service

Ein Hotelpage oder Portier begrüßt die Gäste, sobald sie in der Einrichtung eingecheckt haben. Diese Person trägt das Gepäck der Gäste und zeigt ihnen ihr Zimmer. Um sicherzustellen, dass alles im Raum in Ordnung ist und ordnungsgemäß funktioniert, überprüft der Portier die Raumausstattung wie Beleuchtung und Belüftung. Er kann Besucher auch in die Bedienung von Hotelsystemen wie Fernsehfernbedienung und Telefonen einweisen.

Concierge zur Koordinierung der Gästebedürfnisse

Der Concierge eines Hotels ist ein Front-Office-Profi, der die Unterhaltungen, Reisen und andere Aktivitäten der Gäste koordiniert. Jedes Mal, wenn Gäste eine Frage haben, z. B. eine Wegbeschreibung zu lokalen Sehenswürdigkeiten, findet sie die Antwort so schnell wie möglich. Darüber hinaus nimmt sie Restaurantreservierungen vor, bestellt Autoservice und kann sogar persönliche Einkäufe für die Gäste organisieren.