Grundlegende Buchhaltungsverfahren
Ein Buchhaltungssystem verfolgt und kontrolliert die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Buchhaltungssysteme können so einfach wie Stift und Notizblock sein und so komplex wie ein internationales Buchhaltungspersonal von Tausenden, das die neuesten technologischen Fortschritte nutzt. Für Kleinunternehmer kann das Befolgen einer Reihe grundlegender Rechnungslegungsgrundsätze eine effektive Möglichkeit sein, Erfahrungen im Umgang mit den Konten Ihres Unternehmens zu sammeln.
Finanzdokumente sammeln
Finanzunterlagen sind in jedem Buchhaltungssystem von entscheidender Bedeutung. Sowohl kleine als auch große Unternehmen sollten Systeme einrichten, die sicherstellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben in irgendeiner Weise physisch, elektronisch oder beides erfasst werden.
Wichtige Finanzdokumente sind Kassenbänder, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Gehaltsnachweise, Steuerformulare und Reisequittungen. Finanzdokumente können von unterschiedlichsten Standorten und Mitarbeitern stammen. Richten Sie ein System ein, um sicherzustellen, dass diese Dokumente rechtzeitig bei einer zentralen Buchhaltungsabteilung eingehen.
Transaktionen buchen
Traditionell verwendeten Buchhalter Finanzdokumente, um Transaktionen manuell in die verschiedenen Konten des Buchhaltungssystems des Unternehmens einzugeben. Während dies bis zu einem gewissen Grad immer noch zutrifft, haben viele Unternehmen technologische Lösungen genutzt, um Transaktionen automatisch zu buchen.
So kann beispielsweise eine proprietäre automatische Bestellsoftware eingerichtet werden, um die Konten im Buchhaltungssystem über das Firmennetzwerk automatisch anzupassen. In diesem Fall verwenden Buchhalter Finanzdokumente, um Buchhaltungsunterlagen zu überprüfen und etwaige Unstimmigkeiten zu untersuchen.
Kontenabstimmung
Das Überprüfen Ihrer Konten mit externen Aufzeichnungen sollte eine regelmäßige Aktivität in einer Buchhaltungsabteilung sein. Das Überprüfen der internen Aufzeichnungen des Unternehmensvermögens anhand von Kontoauszügen und Kontoauszügen des Anlageportfolios kann Ihr Buchhaltungsteam auf etwaige Unterschiede hinweisen, ebenso wie das Überprüfen Ihrer Kreditorenbuchhaltungsunterlagen mit den Aufzeichnungen Ihrer Lieferanten.
Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung besteht aus allen Geldern, die Ihr Unternehmen seinen Lieferanten und Kreditgebern schuldet. Die Forderungen sind genau das Gegenteil und bestehen aus allen Geldern, die Ihnen von Kunden und anderen Schuldnern geschuldet werden. Ein gründliches Buchhaltungssystem umfasst Systeme zur Verfolgung der Fälligkeitstermine und des Status von Kreditoren und Forderungen und kann sogar so eingerichtet werden, dass Rechnungen automatisch pünktlich bezahlt oder Benachrichtigungen an kriminelle Kontoinhaber gesendet werden.
Interne und externe Berichterstattung
Das Erstellen von Berichten für das Management, Investoren und andere Stakeholder des Unternehmens ist eine wichtige Funktion eines Buchhaltungssystems. Interne Berichte unterstützen Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung, indem sie operative Daten strategisch relevant darstellen und so Trends und Verbesserungspotenziale erkennen.
Börsennotierte Unternehmen müssen den Bundesbehörden das ganze Jahr über eine Reihe von Finanzberichten vorlegen, einschließlich des Jahresberichts Form 10K. Selbst in Privatbesitz befindliche Unternehmen müssen möglicherweise Berichte für externe Stakeholder wie Kreditgeber und Privatinvestoren erstellen.
